CRM для провайдера: пример внедрения low-code конструктора ozma.io

Клиент: провайдер, у которого много разных абонентов

Компания подключает интернет в ресторанах, офисах, магазинах, салонах красоты. У провайдера получается много крупных клиентов, у каждого из которых есть разные объекты в черте города.

Типовой пример: есть головная организация, которая занимается финансированием всех своих филиалов — маникюрных салонов. Таких салонов в каждом районе города может быть несколько, у каждого своё отдельное начальство, с кем нужно составить договор, но у всех них есть один общий начальник — он и отвечает за оплату.

Получается, что в карточке клиента нужно учесть не только всю информацию по конкретной точке подключения, а ещё связать её с другой организацией. Ещё нужно в этой же карточке видеть отдельный баланс на точке и общий баланс по головной организации в целом. Ещё одни клиенты платят раз в месяц, а другие — раз в квартал. А третьи вообще работают по бартеру и в их карточке нужно отразить стоимость всех работ, которые пойдут в зачёт.

Все коробочные решения на этом месте дают сбой и требуют плотной работы программистов. И не факт, что всё получится сделать как нужно — у каждой коробочной архитектуры есть свои ограничения, которые нельзя обойти.

Проблема: контроль оплат занимает много времени

У провайдера учёт всех клиентов и объектов был в гугл-таблицах. Из-за этого бухгатлерам и менеджерам приходилось еженедельно тратить много времени на контроль оплат по объектам клиентов и расчет дебиторки. Что-то считалось в таблице само, остальное делали вручную и записывали в отдельный файл. Забыли записать данные → бухгалтерия не видит задолженности → никто не напоминает об оплате → компания работает в минус.

Ещё пара неудобств:

• Гугл-таблицы через несколько месяцев стали очень большими и долго грузятся. Проще пересчитать всё заново вручную, чем другой раз открывать таблицы.
• Данные разбиты на несколько таблиц, сложно посмотреть итоговые цифры. Свести их вместе не получится — слишком разные клиенты, у каждого свои правила расчётов.

Таблицы Google — отличный выбор для начала работы. Там рождается структура данных. Именно там становится понятно, какие поля реально нужны и используются менеджером, а какие надуманы и не нужны в системе. Но со временем данных становится все больше и таблицы больше не справляются.

Коробочное решение не подходит таким клиентам из-за своей жёсткой структуры. Поменять что-то внутри очень сложно, а если для каждой головной организации нужно делать отдельное представление для карточки, это ещё и дорого.

Можно было написать систему самостоятельно. На это ушло бы больше денег, чем на разработку с помощью low-code платформы: пришлось бы писать свой бэк, фронт, а потом заставить обе системы работать вместе. Плюс — не забыть заложить бюджет на поддержку написанной системы. Но если уже есть укомплектованный отдел разработки, задача не срочная и есть деньги — это тоже вариант.

Решение для руководителя — чат-бот с ключевыми показателями

Главный итоговый пользователь этой системы — не менеджеры и бухгалтеры, а босс-руководитель, которому важно видеть значения ключевых парамеров:

• оборот средств,
• доходы и расходы за период,
• общая задолженность,
• планируемые доходы и расходы,
• прибыль, реальная и прогнозируемая,
• и ещё ряд важных для него показателей.

Использовать для этого гугл-таблицы неудобно — всех готовых ячеек с такими показателями там нет, нужно брать цифры из других файлов.

Чтобы решить эту проблему, мы написали простого телеграм-бота (за 3 часа), который каждый день в 10 утра заходит в базу, берет небольшую сводку за вчерашний день, все ключевые параметры по бизнесу и отправляет отчет руководителю.

С ботом пришлось пошаманить, чтобы он не падал, если база вдруг не отвечает и верно обрабатывал остальные ошибки (ещё 2 часа работы). На рассылку подписали и босса клиента и его технического директора на всякий случай.

Теперь каждый день руководитель и техдир получают от бота автоматическое сообщение с ключевыми показателями бизнеса. В конце сообщения всегда стоит ссылка — можно по ней перейти и посмотреть детальный отчёт:

Решение для бухгалтерии — автоматическое заполнение транзакций из выгрузки

Раньше все менеджеры каждый день загружали и смотрели выписки из банка, а потом руками заполняли в таблице, какой из клиентов сколько денег перевел за какой объект. Бухгалтерия смотрела на это и грустно вздыхала.

На старте проекта в ozma.io ещё не было интеграции с банками, поэтому решили так:

• сотрудники будет каждый день руками выгружать в базу файлы из банка
• система сама после этого будет раскидывать транзакции по клиентам и выдавать отчет.
• как только заработает нормальная интеграция с банками — подключим её, чтобы ничего не заносить в базу вручную.

Кроме этого, на старте мы вместе решили отказаться от учета транзакций по объектам и оставить аналитику только по клиентам. Провайдеру неважно, за какой именно объект клиент недоплатил — ему важно, чтобы в целом за все свои объекты каждый клиент платил вовремя.

Решение для менеджеров — автоматическая привязка транзакций к контрагентам

Разные банки в транзакциях могут выдавать разные данные. Кто-то указывает номер счета, кто-то ИНН получателя, а кто-то — и то, и другое и ещё служебный номер перевода. Ещё есть проблема с разными форматами — их все нужно тоже привести к одному виду.

Чтобы все работало без проблем, мы разработали процедуру привязки транзакции к контрагенту. Если нам пришла транзакция с номером счета, который уже есть в базе и привязан к нужному контрагенту, то всё просто — связываем их друг с другом.

Сложный случай — данных нет, надо угадать контрагента по названию. Важно не учитывать при сравнении небольшую разницу вроде кавычек или больших букв. И уже после этого можно создавать между ним и транзакцией счет, завести ИНН и заполнить все остальные поля в карточке контрагента.

Создали главное меню

Собрали детальную карточку объекта

Раньше в гугл-таблице эти данные были в одну строку и работать с ними было неудобно. Переделали, запрограммировали, добавили нужные поля — стало нагляднее:

Упростили работу с клиентами

Раньше информация по клиенту дублировалась в каждом объекте в google таблицах. Теперь появился список клиентов:

В этом списке сразу видно какой из клиентов сколько заплатил по месяцам, а также сколько в итоге клиент нам остался должен или переплатил. Все считается автоматически. Если нажать на любую строку, откроется карточка клиента:

Система работает и с ПК, и с телефона

Даже на маленьких экранах смартфонов вёрстка не плывёт, данные не залезают друг на друга, а все подписи остаются читаемыми. При этом система полностью рабочая, как на компьютере — можно работать с любыми данными и они автоматически сохранятся на сервере.

Что можно еще улучшить

Для тех, кто искал в статье технические подробности работы и не нашёл их, мы написали отдельную статью — там много кода, SQL, JavaScript и примеров того, как это работает.

Хочется автоматически тянуть транзакции из банка. Сделать так, чтобы пользователю не приходилось подгружать выписки руками. Планируем сделать в следующей итерации.

Добавить еще ключевых показателей: остаток на счету, фактический доход и прибыль.

Отобразить ключевые показатели в динамике. Скоро на ozma.io появится отображение графиков, и тогда дашборд для руководителя станет еще веселее :-)

Дать возможность менеджерам по продажам работать со сделками на ранних стадиях. Для этого в систему можно добавить канбан-доску со статусами продажи, чтобы менеджер мог двигать сделки по нужным стадиям.

Так как система разработана на low-code платформе ozma.io, эти улучшения может делать интегратор или сам клиент, если у него есть свои разработчики.

Я Кирилл Маркин, основатель компании Ozma Inc.

Мы написали свой конструктор CRM и ERP-систем ozma.io. Сейчас закончили тестирование на первых пользователях. Несколько компаний и больше сотни сотрудников пользуются озмой каждый день.

Если для вашего бизнеса нужно собрать CRM или ERP — зарегистрируйтесь по ссылке или напишите мне в telegram: @kirmark.

Почитать еще

• CRM для школы актёрского мастерства Gogol School: пример внедрения ozma.io
• RUSBASE: CRM-система: как сэкономить деньги и выбрать наилучший вариант
• VC.RU: Автоматизация процессов с помощью CRM: как проще всего это сделать?