CRM для школы актёрского мастерства Gogol School: пример внедрения ozma.io

Задача

Нужно: Собрать в одном месте всю информацию о студентах и сотрудниках.

Решение: Используем low-code конструктор CRM и ERP систем ozma.io.

Результаты: Все заявки с сайта автоматически попадают в систему. Оплаты из Тинькофф-эквайринга видны в ozma.io и автоматически привязываются к студентам. Администраторы ведут журнал посещений с компьютера и с телефона, а зарплаты преподавателей рассчитываются автоматически.

О партнёре

Gogol School — творческая лаборатория, созданная актёрами и режиссёрами «Гоголь-центра» в 2015 году. В ней проходят интенсивы, ак­тер­ские, пла­сти­че­ские, кинорежиссёрские и под­рост­ко­вые программы. По задумке основателей, школа создана не для будущих профессиональных актёров и режиссёров, а для людей из других областей, которые хотят развить свои навыки.

Проблема: нет возможности посмотреть всю историю взаимодействия со студентом

Каждые полгода идёт набор на курсы. Для каждого нового набора на курсы раньше создавалась отдельная гугл-таблица со списком тех, кто подал заявку. Из них потом выбирают тех, кто прошёл отбор, в ней же контролируют оплаты и отслеживают посещения.

В итоге один и тот же студент может быть много раз записан в разных гугл-таблицах и нет возможности посмотреть, как давно он ходит на курсы. Вся работа с постоянными клиентами ведётся в ручном режиме.

Поиск решения

Несколько лет назад клиент понял, что вырос из гугл-таблиц. Начался поиск решения, на которое можно переехать. Сначала ребята из Gogol School зарегистрировались во всех CRM-системах, которые выдаёт поиск по запросу «CRM для школ».

В каждой из этих систем были свои, заранее установленные правила работы со студентами, которые не подходили для Gogol School:

• ❌ В одном из решений была система абонементов с очень ограниченным функционалом, подходящим больше для спортивного клуба, чем для творческой лаборатории.
• ❌ В другом решении не было возможности вести занятия в нескольких городах.
• ❌ В третьем невозможно было работать с мобильного телефона.
• ❌ Общая боль — часто нельзя было работать с таблицами и массово изменять данные о группе студентов — приходилось открывать карточку каждой записи и только тогда вносить изменения.

Стало понятно, что коробочные готовые решения для школ не справятся с задачей Gogol School. Клиент пошёл дальше и решил изучить рынок универсальных решений — популярных CRM. Там появились свои проблемы: большая часть решений рассчитана на продажу юридическим лицам, а работать с физлицами там было сложно.

Ещё в таких системах пришлось бы сильно расширять функционал на базе справочников, чтобы вести учёт финансов и сделать автоматизацию расчёта зарплат и учёта посещений. Такие доработки, отличающиеся от базового функционала универсальных популярных CRM, стоят дорого.

После этого клиент пришёл к нам, и мы предложили разработать систему на low-code платформе ozma.io. По деньгам это выходило чуть дешевле, чем дорабатывать коробки. Но появился большой плюс: так как система разрабатывается сразу под данные клиента, не надо решать проблемы с большим количеством нестыковок и костылей.

Главное меню

Сначала мы проанализировали все рабочие документы Gogol School и составили детальное описание всех функций, которые хотим получить от новой системы учёта. Ozma.io — это конструктор, поэтому нужно заранее понимать, для каких сотрудников и что мы хотим собрать.

В таком конструкторе удобно сразу думать от лица пользователя. Как это будет выглядеть? Куда надо будет нажимать?

После обсуждения родилось такое главное меню:

Решение для маркетолога — форма студента с историей

Так как данные о студентах уже заносились в гугл-таблицы, то список полей для формы уже был готов. Кроме этих данных, мы добавили на форму связанные со студентом оплаты, заявки, все его почты, телефоны и запланированные действия.

Get started with ozma.io software

Start free or get a demo

Здесь сразу видны все данные и все действия по студенту именно в том виде, в котором удобно администратору школы.

Кроме формы, мы также добавили в систему привычные таблицы со списком студентов, как было в старых гугл-таблицах. Так сотрудникам было проще научиться работать в новой системе.

Решение для финансового директора — автоматическая выгрузка платежей из Тинькофф-эквайринга

Заводить руками каждую оплату от каждого студента можно, но с таким количеством оплат в день и в неделю это путь в никуда. Если у вас больше 5 платежей в день — нужно автоматизировать, потому что при ручном вводе возрастает риск ошибки.

Чтобы ошибок не было, мы настроили интеграцию с Тинькофф-эквайрингом. Теперь при оплате с сайта данные попадают в Тинькофф-эквайринг, а оттуда сразу в ozma.io.

При добавлении новой оплаты база проверяет, есть ли студент с таким телефонным номером и почтой. Если есть, то транзакция привязывается к нему. А если такой студент не найден — создаётся новая запись, чтобы администраторы могли потом дополнить информацию о новом студенте.

Отдельное спасибо ребятам из Тинькофф Банка — они быстро отвечали на вопросы нашей команды разработки. Особая благодарность Николаю Васютину — человеку, который со стороны банка помог нам настроить всю интеграцию.

👉 Сначала мы сделали ошибку и напрямую связали ozma.io с эквайрингом. Но, оказалось, что информация об оплате из эквайринга отправляется только на один адрес, и эти данные уже ловит сайт Gogol School на битриксе. Второй поток добавить не получится.

Узнав об этом, мы быстро переключили интеграцию с эквайринга на сайт клиента. Получилось немного лишней работы, но зато теперь у нас есть готовая интеграция с эквайрингом Тинькофф Банка. Этим кодом могут пользоваться будущие наши клиенты и интеграторы, чтобы решить подобную задачу.

Встроенный таск менеджер — для всех

В системе также появились задачи — канбан-доска с карточками по статусам и ответственным. У задачи может быть сколько угодно подзадач с любой структурой вложенности. По этой доске можно отслеживать сроки и видеть, у кого перегруз, а кто наоборот, недозагружен. Работать с задачами удобно и компьютера и с мобильного телефона:

Если нужно, задачу можно привязать к конкретному студенту. Например, если студент не расписался в журнале за пожарную безопасность, то можно увидеть это при посещении и сразу попросить ознакомиться с документами и поставить подпись.

Решение для администратора — контроль посещаемости

Для школы важно не только взять человека на курс, но и отслеживать посещаемость, чтобы понимать кто справляется, а кто перестал ходить. Те, кто не пропускает занятия, первыми получают приглашения на гостевых мастеров и проходки в театры.

Также от посещаемости зависит зарплата мастеров. Она высчитывается исходя из проведённых занятий и состава группы, поэтому важно фиксировать кто, когда на каком занятии был.

Раньше для этого на каждую группу заводился отдельный лист посещений в гугл-таблицах. Было невозможно отследить посещения одного человека, если он ходил в две группы. Данные по лекторам перед зарплатой приходилось собирать руками.

В новой системе у каждого преподавателя автоматически по расписанию создаются все занятия этой группы. Например, на курсе актёрского мастерства на полгода есть 40 занятий. В каждом из этих занятий автоматически появляется лист посещений для студентов, мастеров и режиссёров курса. Администратор открывает форму занятия, нажимает кнопки «Пришёл» и «Ушёл», а система сохраняет статистику посещений.

Из этой статистики видно, какие студенты самые активные и какому мастеру какую зарплату надо заплатить.

Решение для кадровика — автоматический расчёт зарплат

На основании графика посещений занятий автоматика рассчитывает какому мастеру сколько надо заплатить. Сами договорённости по прежнему зависят от конкретных условий для мастера, но при этом могут рассчитываться на основании проведённых занятий. Система даже умеет учитывать проведённое наполовину занятие, или когда одно занятие проводили два мастера.

В школе разные ставки для разных мастеров и режиссёров, поэтому автоматический расчёт зарплат сократил время сотрудников на эту процедуру и уменьшил количество

Что не вошло в статью

Появился отдельный функционал массового создания занятий по условию внутри продукта. Например, для интенсива, который длится 4 недели, можно автоматически создать 8 занятий по средам с 19:00 до 22:00 и субботам с 13:00 до 16:00. Программа сама всё сформирует и составит списки студентов.

Ещё реализована работа с возвратами. Иногда бывает, что студент сразу после первого занятия должен уехать в командировку, или случилось что-то непредвиденное и нужно оформить возврат. Проработали два сценария возврата — сразу через эквайринг и уже позднее, когда отменить транзакцию в эквайринге невозможно. Автоматика всё проверяет и учитывает историю таких возвратов по студенту.

Сделали реестр договоров со студентами, чтобы видеть, с кем из студентов какие бумаги подписаны, кому уже можно начать ходить на занятия, а кто не забрал свою копию договора.

Справочники в системе мы вынесли отдельно, чтобы можно было добавлять данные, не обращаясь к разработчикам. Например, в школе сами могут настраивать статусы продуктов, дорабатывать список доступных помещений для занятий и так далее.

Планы на будущее

Для полного анализа всех доходов и расходов в разбивке по месяцам и по продуктам сделаем полную интеграцию со всеми банковскими счетами Gogol School. Так все транзакции из банков будут попадать в систему. Останется только проставить им статьи бюджета для финансового анализа ситуации.

Будет интеграция со всеми источниками заявок: любые Google формы, timepad, все разделы сайта.

В открытом доступе есть складской модуль, реализованный на ozma.io. Хочется начать вести складской учёт оборудования и реквизита школы, чтобы ничего не потерялось и всегда можно было посмотреть, где что лежит.

Ещё из планов — настроить двухстороннюю синхронизацию занятий в системе с гугл-календарём с расписанием, который доступен студентам. Если в ozma.io и в гугл-календаре перенести занятие на час позже, то все студенты это бы сразу видели в общем гугл календаре.

---

Я Кирилл Маркин, основатель компании ozma.io

Мы написали свой конструктор CRM и ERP-систем ozma.io. Сейчас закончили тестирование на первых пользователях. Несколько компаний и больше сотни сотрудников пользуются озмой каждый день.

Если для вашего бизнеса нужно собрать CRM или ERP — зарегистрируйтесь по ссылке или напишите мне в telegram: @kirmark