Некоторые компании работают лучше, используя только Excel для упрощения задач. Им нравится доступный и гибкий подход для работы с данными. Некоторые по-прежнему выигрывают от специально разработанной функциональности приложений CRM.

Какое же решение подходит вашей организации? Это зависит от нескольких факторов. В частности, это количество клиентов, с которыми вы работаете сейчас, и количество потенциальных клиентов и действия, которые вы хотите сохранить.

Итак, если у вас всего два клиента, вам даже не нужен Excel. Достаточно отследить эти детали по памяти. Или используйте старые добрые бумажные заметки. Все более сложное будет излишеством, отвлекающим вас от основной цели — продаж.

Но что если ваши запросы в CRM достаточно высоки и Excel не может их удовлетворить? Как настроить электронные таблицы? Какому шаблону следует следовать? И как вы справитесь с переходом на новый уровень, когда придет время увеличивать или уменьшать масштаб?

Для некоторых компаний Excel намного лучше, чем CRM, и наоборот. Это зависит от количества клиентов, потенциальных клиентов и действий, которые вы хотите сохранить.

Главное правило — постарайтесь решить проблему самым простым способом. Например, если у вас всего два клиента — не пользуйтесь даже excel, вы сможете запомнить всех своих клиентов и вся «бумажная волокита» в любой системе будет отвлекать вас от главной цели — продаж.

Шаг 1: простое одностраничное решение Excel для 20 клиентов

Обычно если общее количество клиентов и потенциальных клиентов в вашем бизнесе превышает десять, это признак того, что нужно начать оцифровывать их данные и план вашего следующего взаимодействия. Тем не менее, вы все равно должны стремиться быть как проще во время этого процесса.

Например, вы можете начать с создания базовой таблицы на листе Excel. Он включает следующие столбцы:

  • Имя — название компании или фамилия клиента.
  • Примечания — вся дополнительная информация, связанная с взаимодействием с клиентом.
  • Дата следующего действия — следующая дата, когда вы планируете связаться с клиентом/потенциальным клиентом.
  • Цель следующего действия — текст, содержащий цель следующего действия. (например, «Предложить покупку нового дизайна веб-сайта»)

Если вы хотите добавить немного больше функциональности, включите фильтрацию и сортировку. Последнее позволит вам просматривать клиентов и потенциальных клиентов, запланированных на следующую итерацию вверху.

Вот и все! Теперь у вас есть простая CRM в Excel, которой достаточно для работы с 10-20 клиентами и потенциальными клиентами. Этот тип минималистического решения будет идеальным, если вы фрилансер или индивидуальный предприниматель.

После настройки этой таблицы Excel вы можете открывать ее каждое утро и выполнять все действия, запланированные на этот день.

Если целью конкретного действия является «Завершить продажу одного дизайна», вам следует связаться с клиентом и напомнить о покупке. Вы можете подтвердить, готовы ли они купить, обработать платежи и предоставить дизайн для достижения этой цели. После завершения вы должны изменить цель действия, связанную с клиентом, и добавить новую дату для работы над ней.

Шаг 2: CRM в Excel для 30 клиентов

По мере того, как число ваших клиентов будет превышать 10–20, вам потребуется оцифровывать еще больше подробностей о ваших взаимодействиях с клиентами, чтобы предотвратить потерю информации.

На этом этапе вы захотите сохранить не только последнее действие, но и некоторые исторические данные. Например, вы захотите узнать, когда вы в последний раз разговаривали с клиентом. Или подтвердите, отправляли ли вы им те или иные материалы или нет.

В некоторых случаях вам даже понадобится доступ к, казалось бы, тривиальным данным, например: «Как зовут собаку этого клиента?»

Get started with ozma.io software
Start free or get a demo

Как можно расширить предыдущую простую CRM, чтобы она соответствовала всем этим типам данных? Вам придется использовать отдельные таблицы для хранения клиентов и действий. Один столбец для клиентов и потенциальных клиентов. Другой для действий, таких как чаты, звонки, встречи и идеи.

Это решение позволяет создавать новые контакты клиентов, как и раньше. Вы по-прежнему можете фильтровать действия, связанные с конкретным клиентом, или сортировать их по дате действия.

С той лишь разницей, что теперь все дополнительные данные клиента вы записываете в отдельную таблицу. Это избавляет вас от необходимости перезаписывать старые действия, сохраняя историю взаимодействия с клиентами для использования в будущем.

Вы также сможете составить общую картину взаимодействия ваших клиентов с подобными инструментальными панелями. Они дают статистическое представление о ваших клиентах и действиях для поддержки лучшего анализа данных.

Переход на CRM с Excel будет непростым. И это отнимет уйму времени. Однако, как только вы тщательно скопируете всю информацию и начнете играть с CRM, вы быстро освоитесь.

Excel в CRM: у вас более трех менеджеров и вы начинаете расти

Когда ваш бизнес превысит порог в тридцать клиентов, вы начнете понимать, что ваша текущая CRM в Excel слишком примитивна и медленна, чтобы справиться со всеми вашими потребностями. Вам захочется чего-то более понятного для управления рабочим процессом CRM без необходимости тратить часы на написание сложных формул Excel.

Это момент, когда вы должны передавать все свои карточки клиентов и другую связанную информацию в специальное приложение CRM. Они ничем не отличаются от решения, созданного в Excel. Но они поставляются с предварительно встроенными функциями CRM для поддержки более продвинутых способов управления данными и автоматизации задач.

Сегодня на рынке вы найдете множество готовых CRM-решений, позволяющих плавно перейти от Excel. Некоторые из них даже бесплатны для ограниченного числа пользователей. Например, на этом этапе вы можете выбрать такое приложение, как Pipedrive или Zoho CRM.

Если число ваших клиентов растет еще больше, и вы считаете эти готовые решения слишком ограничивающими, переключитесь на приложение среднего размера в качестве следующего шага.

Одним из преимуществ использования специализированного программного обеспечения CRM является то, что оно дает вам более визуально приятное и всестороннее представление ваших данных.

Например, посмотрите эту карточку клиента. Он показывает вам все действия, связанные с клиентом, на одном экране. Он поставляется со специальной функциональностью, которая поможет вам отфильтровать данные на основе различных проблем.

crm client form ozma.io

Вы также сможете составить общую картину взаимодействия ваших клиентов с подобными инструментальными панелями. Они дают статистическое представление о ваших клиентах и действиях для поддержки анализа данных.

sales funnel dashboard ozma.io

Переход на CRM с Excel будет непростым. И это отнимет много времени. Однако, как только вы тщательно скопируете всю информацию и начнете играть с CRM, вы быстро освоитесь. Дополнительная информация, которую предоставляет CRM, определенно стоит хлопот, с которыми вы столкнетесь во время этого процесса.

CRM в Excel: как вернуться обратно

Иногда наши клиенты уменьшают количество менеджеров и клиентов или сосредотачиваются на небольшом количестве самых крупных клиентов, и им больше не нужна CRM. В этом случае вам следует вернуться от программного обеспечения CRM к простым таблицам Google, чтобы упростить процесс продаж в вашей организации.

Обычные шаги:

  1. Загрузите все свои данные из CRM. Обычно вы можете использовать экспорт в файлы «.csv» или файлы Excel.
  2. Проверьте, есть ли у вас все данные со всех страниц CRM, а не только первые несколько строк.
  3. Загрузите все свои данные в таблицы Google.
  4. Упростите структуру данных.
  5. Начните использовать свои таблицы Google вместо CRM.

Excel против CRM: различия и преимущества

Давайте быстро сравним программные решения Excel и CRM, чтобы понять различные бизнес-контексты, каждое из которых подходит лучше всего.

\ Excel (или google таблицы) CRM
Подходит для 0-3 менеджеров да нет
Подходит для 30 клиентов да нет
Отлично для 4 или больше менеджеров нет да
Есть история клиентов нет да
Может быть автоматизирована возможно, но сложно да

Excel — хорошее решение CRM, если оно соответствует контексту вашего бизнеса

Золотое правило управления взаимоотношениями с клиентами заключается в том, чтобы найти решение, которое снижает нагрузку на ваш рабочий процесс. В зависимости от текущего состояния вашего бизнеса это может быть простой лист Excel, недорогое приложение CRM или решение корпоративного уровня, такое как Salesforce.

В частности, CRM, встроенная в Excel, идеально подходит для компаний на ранних стадиях, работающих с 10-30 клиентами. Excel может даже стать долгосрочным CRM-решением для предприятий, которые по умолчанию работают с небольшим количеством клиентов.

Конечно, вам придется переключиться на специализированное программное обеспечение CRM по мере роста вашего бизнеса и клиентской базы. Но до тех пор Excel может предоставить вам простое в использовании место для записи и планирования ваших деловых взаимодействий, добавляя при этом небольшие накладные расходы.